Atti Amministrativi

segreteria

Lavorare meno, lavorare meglio

Il Modulo Atti Amministrativi gestisce l’intero flusso documentale all’interno dell’Ente, dall’inserimento preliminare fino alla pubblicazione dell’atto con tutti i suoi allegati.

Cityware.online garantisce la visibilità delle informazioni di competenza e la riservatezza dei dati, nel pieno rispetto delle norme sulla privacy. Attraverso l’integrazione con le altre funzionalità della suite, l’operatore può sfruttarne le funzionalità per produrre con estrema precisione l’attestazione della copertura finanziaria e la liquidazione di spesa. Le sue performance straordinarie razionalizzano l’intera struttura organizzativa dell’Ente, eliminando qualsiasi fattore di stress dall’ambiente lavorativo.

Le funzionalità principali

Atti e iter formativo

La funzione definisce le tipologie degli atti gestiti dall’Ente e il relativo iter di approvazione, con gli attori interessati e la documentazione prodotta per ogni evento.

Controlli e vincoli

La funzione definisce i controlli della proposta di atto, in relazione agli altri moduli della Suite, prima di procedere alla formazione dell’iter.

Personalizzazione formati

La funzione definisce la struttura del testo all’interno dell’atto: frontespizio, corpo del testo, retro etc. Il software permette all’operatore di personalizzare sia i contenuti che gli allegati in base ai dati acquisiti nell’iter formativo.

Gestione atti di Giunta

La funzione gestisce l’iter della proposta, le fasi dell’Ordine del Giorno e la redazione dell’atto definitivo, fino alla produzione dei certificati e alla pubblicazione nell’albo e nella relativa sezione dell’Amministrazione Trasparente. Inoltre, il software notifica le proposte all’OdG tramite PEC agli amministratori e permette di redigere il brogliaccio on line.

Determinazioni e ordinanze

La funzione opera in simbiosi con il bilancio pluriennale (per il finanziamento delle spese e l’accertamento delle entrate trattate nell’atto) e genera i CIG e i CUP associati all’Archivio Unico Soggetti (per le future attività di liquidazione).

Consultazione e pubblicazione

La funzione permette di consultare gli atti secondo filtri prestabiliti, sia nel back office che nell’intranet. Inoltre, il software offre la possibilità di oscurare i dati sensibili dell’atto e di produrre una copia che mostra esclusivamente le informazioni di dominio pubblico.

Estrazione statistiche

La funzione consente di registrare le presenze e gli argomenti trattati durante le sedute, identificare i soggetti coinvolti negli atti ed effettuare altre estrazioni in base ai filtri prestabiliti dall’utente.

Conservazione documentale

La funzione invia gli atti firmati digitalmente ai conservatori accreditati, lasciando intatta la possibilità di consultazione presso il repository locale.