Protocollo

protocollo

Perché il tempo è la risorsa più preziosa

Il Modulo Protocollo gestisce a 360 gradi l’intero flusso documentale all’interno delle amministrazioni, dalla produzione iniziale all’archiviazione finale.

Cityware.online è strutturato per offrire diverse funzionalità, dal “nucleo minimo” (come prescritto dagli standard CNIPA) fino alla gestione del Registro di Protocollo Informatico e dell’intero flusso documentale. La recente normativa sulla dematerializzazione ha imposto alla Pubblica Amministrazione una profonda riorganizzazione interna: il gruppo PAL Informatica – Italsoft incrementa del 30% l’efficienza lavorativa dell’Ente attraverso un rapporto consulenziale puntuale e sempre aggiornato e l’implementazione di strumenti tecnologici sempre all’avanguardia.

Le funzionalità principali

Gestione Utenti e Permessi

La funzione controlla le azioni degli utenti sui singoli documenti, e le traccia attraverso un registro delle attività. Inoltre, grazie alla definizione dei profili, l’operatore può assegnare di volta in volta i permessi ai gruppi di lavoro.

Gestione Titolario e Pianta Organica

La funzione gestisce il titolario, classifica e mostra lo storico dei documenti. Inoltre, definisce ruoli e utenti all’interno della Pianta Organica e consente spostamenti rapidi fra ruoli e settori diversi.

Protocollazione

La funzione protocolla tutti i documenti in entrata e in uscita, sia elettronici che cartacei. La protocollazione dei documenti cartacei avviene in tempo reale tramite il Tool Scanner che consente l’acquisizione in formato elettronico o previa segnatura (effettuata con stampa e apposizione del codice a barre per una scansione differita). In seguito, il software provvede in automatico all’associazione del documento con la relativa registrazione di protocollo.

Scanner Protocollari

La funzione esegue, in un’unica operazione, la stampa e la scansione delle informazioni di protocollo sul documento cartaceo, sostituendo gli scanner standard e le etichette adesive. Dopo aver ricevuto dal software le informazioni da stampare, lo Scanner Protocollatore archivia automaticamente i documenti cartacei nel formato digitale desiderato: tiff, pdf etc. Sul bordo del documento viene stampata una stringa o barcode, per evitarne lo smarrimento e aumentare il livello di sicurezza.

Gestione Caselle PEC

La funzione monitora una o più caselle di Posta Elettronica Certificata e integra la procedura di protocollazione automatica del documento. Inoltre, scarica le caselle di posta elettronica ed effettua il backup. Anche l’invio dei protocolli in partenza avviene in modo automatico attraverso QrCode o Firma Digitale.

Fatturazione Elettronica

La funzione protocolla in modo automatico le fatture elettroniche provenienti dallo SDI, per assegnarle automaticamente agli uffici e gestirne l’accettazione o il rifiuto.

Gestione Scrivania di Lavoro

La funzione gestisce la scrivania di lavoro per ogni utente e/o ufficio, con il relativo workflow per tracciare la pratica dei documenti in entrata e in uscita.

Ricerche Avanzate

La funzione permette di compiere ricerche avanzate attraverso campi identificativi per rintracciare immediatamente i documenti.

Trattamento Documenti Riservati

La funzione rispetta i requisiti di privacy e tutela il patrimonio documentale pubblico. Grazie alla flessibilità delle politiche di autorizzazione, l’operatore può stabilire gli utenti e i gruppi autorizzati ad accedere al documento. Inoltre, permette di visualizzare il dettaglio del documento, il fascicolo di appartenenza, la sua relazione con altri documenti/fascicoli e le informazioni sulla firma digitale (se presente).

Conservazione dei Fascicoli

La funzione permette di fascicolare tutti i documenti, anche quelli non protocollati, ai fini della successiva conservazione.

Workflow e Procedure

La funzione avvia un Workflow al momento della protocollazione e invia il processo da eseguire, automaticamente, alle persone interessate al documento.

Conservazione Sostitutiva

La funzione offre la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale, per evitare che si deteriorino e far sì che risultino nel tempo sempre integri e autentici. Inoltre, ne consente l’invio automatico al conservatore accreditato, coerentemente con le indicazioni fornite nella Delibera Cnipa n.11 (19 Febbraio 2004).